МЧС - система электронного документооборота и делопроизводства

О проекте

Для Министерства по чрезвычайным ситуациям Азербайджанской Республики разработана система электронного документооборота и делопроизводства. Система работает в браузере. Документы, которые министерство получает, отправляет и готовит внутри, регистрируются, направляются на исполнение и архивируются в одной системе. Система работает в соответствии с законодательством Азербайджанской Республики.

Разделы системы:

• Входящие документы — документы от организаций и обращения граждан. Повторное обращение связывается с предыдущим.
• Исходящие документы — документы, отправляемые организациям и гражданам, справки и доверенности.
• Внутренняя переписка — переписка внутри министерства.
• Распорядительные документы — приказы по основной деятельности, по личному составу и об отпусках, а также решения.
• Резолюции и исполнение — в резолюции указываются исполнители, основной исполнитель и срок исполнения. При расчёте срока учитываются нерабочие дни. Документ можно поставить на контроль, в том числе на особый. В системе также есть разделы «Контроль» и «Отчёты».
• Согласование и подпись — документ направляется на согласование (визирование) и на подпись. Подпись ставится через SİMA.
• Отправка через IDDA — подписанный документ отправляется в другие организации в электронном виде через Агентство по инновациям и цифровому развитию (IDDA).
• Мои документы — входящие и отправленные документы каждого сотрудника, черновики («Моя папка») и архив.
• Администрирование — штатная структура, календарь нерабочих дней, справочник, шаблоны бланков и регистрационные номера.

В карточке каждого документа отображаются основные сведения, резолюции, согласующие, электронная версия и движение документа. В движении документа видно, кому и когда он был отправлен и когда его просмотрели, — с датой и временем. К документу можно привязать связанные документы. Файлы PDF и DOCX открываются в браузере, внутри системы. Каждый пользователь видит разделы в соответствии со своей ролью и правами доступа и получает уведомления в браузере.

Məqsəd

Цель проекта — вести делопроизводство и документооборот министерства в одной электронной системе: все этапы, от регистрации документа до исполнения и архива, должны быть в одном месте. На каждом этапе должно быть видно, кто, что и когда сделал. Документы должны подписываться электронной подписью через SİMA, а в другие организации — отправляться в электронном виде через IDDA.

Заключение

Система используется в министерстве. Входящий документ регистрируется, получает регистрационный номер и направляется на резолюцию. Затем документ поступает исполнителям, указанным в резолюции. Исходящий документ готовится в системе, проходит согласование и подписывается через SİMA. В другие организации документы отправляются в электронном виде через IDDA.

Весь путь документа — кому и когда он был отправлен и когда его просмотрели — сохраняется в его карточке. В системе видно, на каком этапе находится документ и каков срок его исполнения.