FHN üçün elektron sənəd dövriyyəsi və kargüzarlıq sistemi

Layihə haqqında

Azərbaycan Respublikası Fövqəladə Hallar Nazirliyi üçün elektron sənəd dövriyyəsi və kargüzarlıq sistemi hazırlanıb. Sistem brauzerdə işləyir. Nazirliyə daxil olan, Nazirlikdən göndərilən və daxildə hazırlanan sənədlər bir sistemdə qeydiyyata alınır, icraya göndərilir və arxivləşdirilir. Sistem Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyinə uyğun işləyir.

Sistemin bölmələri:

• Daxil olan sənədlər — təşkilatlardan gələn sənədlər və vətəndaş müraciətləri. Təkrar müraciət əvvəlki müraciətlə əlaqələndirilir.
• Xaric olan sənədlər — təşkilatlara və vətəndaşlara göndərilən sənədlər, arayışlar, etibarnamə və vəkalətnamələr.
• Daxili yazışma — Nazirlik daxilində yazışma.
• Sərəncam tipli sənədlər — fəaliyyət, şəxsi heyət və məzuniyyət üzrə əmrlər, qərarlar.
• Dərkənar və icra — dərkənarda icraçılar, əsas icraçı və icra müddəti göstərilir. Müddət hesablananda qeyri-iş günləri nəzərə alınır. Sənəd nəzarətə, o cümlədən xüsusi nəzarətə götürülə bilər. Sistemdə «Nəzarət» və «Hesabatlar» bölmələri də var.
• Razılaşdırma və imza — sənəd razılaşdırmaya (vizaya) və imzaya göndərilir. İmza SİMA ilə edilir.
• İRİA vasitəsilə göndərmə — imzalanmış sənəd İnnovasiya və Rəqəmsal İnkişaf Agentliyi (İRİA) vasitəsilə digər qurumlara elektron formatda göndərilir.
• Mənim sənədlərim — hər əməkdaşın daxil olan və göndərdiyi sənədləri, qaralamaları («Qovluğum») və arxivi.
• Sistem idarəetməsi — ştat strukturu, qeyri-iş günləri təqvimi, məlumat kitabçası, şablon blankları və kargüzarlıq nömrələri.

Hər sənədin kartında əsas məlumatlar, dərkənarlar, razılaşdıranlar, elektron versiya və sənədin gedişatı göstərilir. Gedişatda sənədin kimə nə vaxt göndərildiyi və nə vaxt baxıldığı tarix və saatla görünür. Sənədə əlaqəli sənədlər bağlana bilər. PDF və DOCX faylları sistemin içində, brauzerdə açılır. Hər istifadəçi rolu və icazələrinə uyğun bölmələri görür və sistemdən brauzer bildirişlərini aktivləşdirə bilər.

Məqsəd

Layihənin məqsədi Nazirliyin kargüzarlığını və sənəd dövriyyəsini bir elektron sistemdə idarə etməkdir: sənədin qeydiyyatından icrasına və arxivinə qədər bütün addımlar bir yerdə cəmlənməlidir. Hər addımda kimin nə etdiyi və nə vaxt etdiyi görünməlidir. Sənədlər SİMA ilə elektron imzalanmalı, digər qurumlara isə İRİA vasitəsilə göndərilməlidir.

Nəticə

Sistem Nazirlikdə istifadə olunur. Daxil olan sənəd qeydiyyata alınır, ona kargüzarlıq nömrəsi verilir və sənəd dərkənara göndərilir. Sonra sənəd dərkənarda göstərilən icraçılara gedir. Xaric olan sənəd sistemdə hazırlanır, razılaşdırmadan keçir və SİMA ilə imzalanır. Digər qurumlara sənədlər İRİA vasitəsilə elektron göndərilir.

Sənədin bütün yolu — kimə nə vaxt göndərildiyi və nə vaxt baxıldığı onun kartında qalır. Sənədin hansı mərhələdə olduğu və icra müddəti sistemdə görünür